Activités individuelles non créditées

Les activités de formation individuelles non créditées prennent la plupart du temps la forme de séminaires, congrès, colloques et ateliers. Seules les activités ayant un lien direct avec les tâches de la personne employée et les besoins de l'unité sont admissibles. Il appartient à la personne employée de justifier ce lien, au besoin, au moment de sa demande.

Déposer une demande 

• La demande de formation doit être formulée via le Portail employé dans le menu « perfectionnement ». Une fois complétée, celle-ci sera automatiquement transmise à votre supérieur immédiat pour approbation.
• Le Service du développement organisationnel validera et communiquera par courriel le montant accordé correspondant à la demande. Cette autorisation demeure conditionnelle au respect des limites budgétaires individuelles de perfectionnement annuelles par employé de 2 500 $.

Date limite pour formuler une demande 

• Dix (10) jours avant le début de l’activité.

Inscription à l'activité

• Une fois l’activité approuvée par le Service du développement organisationnel selon les termes prévus, la personne employée s'assure que son inscription à l'activité est complétée selon les règles et dans les délais prescrits par l'organisme qui dispense l'activité.

Remboursement des frais reliés à l'activité de perfectionnement 

Avant l’activité :

• Les fonds pour participer à une activité peuvent être avancés si les déboursés prévus sont de 500 $ ou plus. Pour obtenir une avance de fonds, les preuves de paiement correspondantes à l'inscription de l'activité, le transport et l’hébergement peuvent être acheminées au Service du développement organisationnel pour remboursement par l'UQAM.
• Pour ce faire, le formulaire Rapport de dépenses doit être transmis au Service du développement organisationnel au moins quatre (4) semaines avant le début de l'activité. La rubrique DAV (Avance de voyage) doit être cochée.

Après l’activité :

• Le remboursement des frais d'inscription, de repas, de transport et d'hébergement se fait en soumettant une réclamation de dépenses via le module en ligne. Il est possible pour toute personne ayant un lien emploi actif (code MS d'employé valide) d'acceder à cet outil à partir de sont Portail employé et de soumette la réclamation de dépenses. Réclamation de dépenses - perfectionnement
• La personne employée ayant déjà obtenu une avance de fonds doit soumettre une réclamation de depenses en ligne dans les 30 jours suivant la date de retour.

Annulation ou modification de la demande 

L'annulation ou la modification d'une demande se fait en accédant au Portail employé ou en communiquant avec le Service du développement organisationnel. Lorsqu'une personne décide d'annuler sa participation à une activité dans les cinq jours ouvrables précédant celle-ci et que les frais déjà engagés ne peuvent être remboursés, une autre personne de la même unité peut la remplacer sans devoir formuler une demande, sous réserve d'une approbation par écrit de la personne supérieure immédiate.