Services financiers et de l'approvisionnement
Acquisition de fournitures de bureau
Dans le cadre des activités universitaires, l'UQAM a l'obligation d'utiliser les contrats et les tarifs négociés par le regroupement d’achat du Centre d’acquisitions gouvernementales (CAG) pour toute acquisition de fourniture de bureau. Ainsi, les achats de fournitures de bureau doivent être effectués en ligne sur le site Staples Professionnel, fournisseur unique et exclusif retenu pour ces produits. Ces derniers incluent notamment: crayon, stylos, surligneurs, craie, porte-crayon, taille-crayon, efface, liquide correcteur, règle, calculatrice, colle, ruban adhésif, pinces, agrafeuse, perforeuse, enveloppe, feuilles lignées, protège-feuille, étiquette autocollantes, cahier de notes, bloc-notes, bloc-note adhésif, agenda, cartable, chemise, duotang, petit classeur de bureau, tampons encreurs, intercalaires et onglets, déchiqueteuse, clé USB, système de plastification, étiqueteuse, câbles HDMI, déchiqueteuse, papier (bas volume), etc. De plus, les usagers ont accès à d'autres produits du catalogue Staples à des prix préférentiels.
Pour demander la création d’un identifiant Staples Professionnel associé à une unité budgétaire (UBR)
La personne responsable de l'UBR doit remplir le formulaire Création ou modification d’un compte Staples Professionnel (un formulaire doit être rempli pour chaque UBR sur lesquel vous souhaitez passer des commandes).
Une fois la demande approuvée par les Services financiers et de l'approvisionnement, Staples transmettra une confirmation par courriel à la personne responsable de l'UBR, ainsi qu’à toutes les personnes qu’elle aura autorisées dans sa demande; ce courriel inclura des informations de connexion personnalisées associées au nouveau compte. Vous pourrez alors vous rendre sur le site Staples Professionnel pour vous connecter à votre compte et débuter votre commande.
Exclusions
Aucune commande ne peut être effectuée à des fins personnelles ou pour livraison à une adresse privée.
L'ouverture d'un compte Staples Professionnel n'est pas permise pour les UBR débutant par 35 ou 37 (Fonds avec restriction) en raison des restrictions émises par les organismes subventionnaires.
Délais
Les commandes sont traitées dans un délai de 24 à 48 h, du lundi au vendredi. Le délai de livraison à votre local peut varier en fonction de l'ensemble des demandes de transport faites au Service des immeubles.
Pour l'ouverture d'un nouveau compte, un délai supplémentaire s'applique.
Aide
Imputation dépense mensuelle
En demandant la création d'un identifiant associé à un UBR, la personne responsable de l'UBR accepte que la dépense soit imputée de façon automatique suite au traitement par le service des comptes à payer des informations de la consommation à la fin de la période de référence. Il est recommandé de conserver les documents de livraison qui accompagne la marchandise pour faciliter la conciliation de vos imputations périodiques. Vous n'avez pas à transmettre les documents de livraison aux Services financiers et de l'approvisionnement.
Tout identifiant référant à un UBR inactif ou sans disponibilité budgétaire sera automatiquement annulé.
Repérer une commande
- Vérifiez d’abord le statut de votre commande en vous connectant à votre compte sur le site Staples Professionnel.
- Si le statut indique que votre commande est «Envoyée», contactez l’équipe du transport du Service des immeubles pour repérer votre commande :
Courriel : sim-transport@uqam.ca
Retour
- Connectez-vous à votre compte sur le site Staples Professionnel. Dans votre compte, à partir du menu Commandes, sélectionnez l’option Retours et remplissez le Formulaire de retour.
- Staples vous transmettra une étiquette de retour par courriel que vous devrez apposer sur le colis à retourner.
- Faites ensuite une requête à l’équipe du transport du Service des immeubles via le site uqam.ca ou par téléphone au poste 3141 pour le ramassage du colis.
Question au sujet de l’ouverture ou de la modification d’un compte Staples Professionnel, par courriel à services.financiers@uqam.ca.
Pour toute autre question concernant le programme d'achat Staples Professionnel, nous joindre à sf-appro@uqam.ca.
Outils de référence
- Guide de référence rapide pour Staples Professionnel, disponible directement sur le site du fournisseur.
- Formulaire demande de création identifiant Staples Professionnel
- Politique no 15 d'approvisionnement responsable