Services financiers et de l'approvisionnement
Achat de biens, de services et de travaux de construction
La direction des approvisionnements de l’UQAM est responsable d’effectuer tous les achats de biens, de services et de travaux de construction requis par l’Université, et ce, dans le respect de la Politique no 15 d’approvisionnement responsable de l’Université.
La direction des approvisionnements conseille également l’Université dans toutes ses activités d’approvisionnement.
Plus concrètement, la direction des approvisionnements accompagne les unités requérantes dans leur processus d'achat et voit à la production et l'émission des :
- bons de commande;
- ententes contractuelles;
- appels d'offres;
- redditions de comptes.
Étapes d'une acquisition
- Définir le besoin: un besoin représente l’ensemble de biens, services ou travaux de construction dont on envisage l’acquisition dans un horizon de temps prévisible (ex. : 3 ans; durée du projet), quelle que soit la source de financement. Dans l’établissement du besoin, l’unité requérante décrit ses exigences afin d’obtenir le bien, le service ou les travaux de construction adéquats. Ces exigences :
- ne doivent pas viser à restreindre la concurrence ni à scinder le besoin dans l’objectif d’éluder une obligation;
- doivent privilégier, en application de la législation et de la réglementation en vigueur, les biens, les services ou les travaux de construction québécois auprès des entreprises de la région;
- doivent s’inscrire dans la recherche d’un développement durable;
- doivent inclure au moins une condition relative au caractère responsable de l’acquisition, sur le plan environnemental, social ou économique.
- Vérifier si le besoin peut être comblé par une unité organisationnelle spécialisée de l’UQAM ;
- Si l’étape 2 ne comble pas le besoin: vérifier si les contrats disponibles à la communauté listés plus bas peuvent le combler (certains de ces contrats sont imposés par un arrêté ministériel);
- Si l’étape 3 ne comble pas le besoin: compléter une demande d'achat (pour les exceptions, se référer à la partie « Exclusions »).
Tout processus d'achat de biens, de services et de travaux de construction par la direction des approvisionnements, peu importe sa nature ou sa valeur, est amorcé lorsque la direction des approvisionnements reçoit une demande d'achat. S'il y a lieu, la personne responsable du dossier communiquera avec celle ayant requis le service afin d'obtenir les documents nécessaires ou l'information pertinente au processus d'achat.
Mode d’adjudication des contrats selon les seuils
Dans le respect de la législation et de la réglementation en vigueur, le mode d’adjudication des contrats varie selon les seuils indiqués dans le tableau ci-dessous.
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Montant du contrat |
Mode habituel |
Mode requérant une autorisation |
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Moins de 25 000 $
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Gré à gré |
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De 25 000 $ à moins de 133 800 $ |
Appel d’offres sur invitation Minimum 3 firmes invitées |
Gré à gré Avec justification et autorisation préalable de l’unité organisationnelle responsable de la gestion contractuelle |
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133 800 $ et plus |
Appel d’offres public |
Gré à gré ou appel d’offres sur invitation Avec justification et autorisation préalable du dirigeant, de la dirigeante de l’organisme |
Contrats en vigueur
Les contrats suivants doivent être utilisés en raison d'un arrêté ministériel:
- Achat de matériel informatique
- Acquisition de fournitures de bureau
- Location de véhicules
- Voyage en train
- Voyage en autobus à trajet fixe
- Imprimantes et appareils multifonctions
- Vaisselle et accessoires de cuisine réutilisables - transmettre une demande d'achat
- Achat de véhicules légers - transmettre une demande d'achat
-
Service de courtage et d’information en technologies de l’information - transmettre une demande d'achat
- Messagerie rapide
Les contrats suivants sont en vigueur et toute unité requérante peut passer des commandes selon les conditions propres à chaque contrat :
- Achat de chaussures et de bottes de sécurité
- Achat d'eau de source
- Répertoire des tarifs hôteliers
- Agence de voyage
- Location d'autobus avec chauffeur
- Service de traiteur
Achats effectués dans SIGA3 — Mode « délocalisé »
Il est également possible d’effectuer des achats en mode « délocalisé » à partir du logiciel SIGA3. Ce module permet uniquement l'émission de bons de commande pour des achats ponctuels :
- inférieur à 5 000 $, sans assistance de la direction des approvisionnements (voir pas-à pas ACSA);
- égal ou supérieur à 5 000 $, avec assistance (voir pas à pas ACCA);
- utilisant les ententes contractuelles préalablement établies par la direction des approvisionnements (voir pas à pas ACCE).
Les pas-à-pas sont disponibles en ligne sur le site web des Services financiers et de l’approvisionnement.
Exclusions
Ce service ne s'applique pas à certaines acquisitions de biens, de services et de travaux de construction, placées sous la responsabilité d’autres unités. Voir le tableau des exceptions pour information à ce sujet.
Aide
Pour toute question d'ordre général ou pour toute question concernant les achats en mode "délocalisé" dans SIGA3 , communiquer avec la direction des approvisionnements :
- par téléphone : 514 987-3000, poste 3120
- par courriel : sf-appro@uqam.ca
Capsules vidéo
Formation
Séances d’information — Achat en mode « délocalisé » SIGA3
Des séances explicatives sur le module d'achat « délocalisé » SIGA3 sont disponibles à la demande, et offerte par une personne-ressource de la direction des approvisionnements.
Document et capsules de formation — Achat en mode « délocalisé » SIGA3
Des capsules de formation et des pas-à-pas sont accessibles en tout temps sur le site web des Services financiers et de l'approvisionnement afin d’accompagner les personnes utilisatrices dans leur démarche.
Outils de référence
- Politique no 15 d’approvisionnement responsable
- Fiche résumé — Politique no 15 d’approvisionnement responsable
- Stratégie d'approvisionnement responsable