Achat de matériel informatique

Cadre réglementaire

La direction des approvisionnements, en collaboration avec les Services informatiques, établit des ententes-cadres pour l’ensemble de l’Université afin d’assurer l’acquisition d’équipements informatiques standardisés. Ces appareils répondent à des critères de qualité élevés et sont couverts par une garantie plus longue. De plus, les utilisatrices et utilisateurs bénéficient de support technique ou de réparation sur leur lieu de travail.

Conformément à l'arrêté ministériel et à la Politique n° 15 d’approvisionnement responsable, toute unité requérante doit exclusivement choisir un équipement parmi ceux offerts par les fournisseurs préalablement sélectionnés.

Procédure pour la commande de matériel informatique

1. Choix du produit

À l’aide des listes des équipements proposés par les Services informatiques, choisir le(s) produit(s) répondant aux besoins. 

• Liste des portables, des postes de travail, des moniteurs et des accessoires
• Liste des produits Apple

Note : Pour toute modification aux spécifications des équipements proposés dans la liste des portables, des postes de travail, des moniteurs et des accessoires ou si ces produits ne répondent pas aux besoins déterminés précédemment, faire une demande JIRA ou contacter le poste 5050 afin qu’une conseillère, un conseiller des Services informatiques de l’UQAM évalue les besoins de la personne requérante et lui propose le produit le mieux adapté.

2. Demande d'achat

Remplir le formulaire de demande d'achat. Indiquer le modèle, le numéro de modèle et les quantités désirées pour chaque item sur la demande d’achat. L’achat d’équipements auprès de plus d'un fournisseur nécessite l'envoi de demandes d'achat distinctes pour chaque fournisseur.

Notes :

• Les achats en mode "délocalisé" ne nécessitent pas l'envoi de demande d'achat. La procédure mise en place à cet effet est détaillée dans le pas à pas concernant l'achat sur entente contractuelle (ACCE).
• Joindre la soumission de l'équipement sélectionné, disponible dans la liste des portables, des postes de travail, des moniteurs et des accessoires, au document d'achat délocalisé (onglet Autres détails - bouton "Clause").

3. Émission du bon de commande

À l'exception des produits Apple, les Services financiers et de l’approvisionnement transmettent au CAG le bon de commande accompagné de la soumission.

4. Acceptation de la commande

Le CAG vérifie la conformité du bon de commande et de la soumission. Le cas échéant, le CAG transmet le bon de commande approuvé au revendeur et à la direction des approvisionnements.

5. Traitement de la commande

Le revendeur reçoit le bon de commande officiel et le traite.

6. Suivi de commande

Pour faire le suivi d’une commande, il est de la responsabilité de la personne qui requière l'équipement d'envoyer un courriel et le bon de commande à la représentante, au représentant du revendeur autorisé.

Revendeurs autorisés